El objetivo de un reconocimiento del lugar es recopilar toda la información relevante según los requisitos del evento, incluyendo la hora de celebración, la ubicación, el número de invitados, la situación del tráfico en los alrededores, la previsión meteorológica, etc.
La información recopilada en la inspección del recinto servirá para facilitar la comunicación posterior con los responsables del evento, lo que incluye las comunicaciones con la empresa de alquiler de carpas, los invitados de honor, el proveedor de catering, el departamento de la administración local y otros proveedores. El informe de la inspección del recinto es, además, un documento muy importante que da cuenta de toda la operación.
El estudio del emplazamiento debe llevarlo a cabo una persona con experiencia y profesionalidad, que además cuente con experiencia en el montaje de carpas; por lo general, debería ser el responsable de ventas o el jefe de proyecto. La persona encargada del estudio del emplazamiento debe conocer muy bien al cliente, los requisitos del evento y el montaje de carpas.
El objetivo principal de un estudio del emplazamiento es detectar posibles riesgos para la seguridad, entre los que se incluyen:
• Obstáculos situados en el emplazamiento actual y en sus alrededores.
• Obstáculos que hay alrededor del futuro emplazamiento, como la valla, el manantial, los árboles, el jardín, etc.
• Condiciones meteorológicas, como la temperatura: ¿hay viento? ¿Llueve? ¿Nieva? ¿Hay algún refugio natural que pueda proteger la tienda y a los asistentes al evento en caso de que sople un viento fuerte?
• ¿El terreno es adecuado para montar una tienda de campaña?
No debemos pasar por alto la importancia del estudio del emplazamiento solo porque resulte engorroso. Se debe realizar un estudio completo del emplazamiento antes de cada instalación de carpas, de modo que el personal encargado del evento pueda hacerse una idea clara de todos los posibles problemas y pueda realizar los ajustes necesarios para lograr una instalación óptima de las carpas.
